Si tuviste la oportunidad de leer y poner en práctica algunas de las técnicas que compartí contigo en este blog, seguramente estarás sentado en tu escritorio, o en tu viaje hacia la oficina, con una lista de cosas para hacer, tus TMIs (Tareas Más Importantes).

Estás listo para comenzar y sabes hacia donde quieres ir, pero no sabes bien qué esperar, o cómo encarar este proyecto que tienes entre manos. Una de las cosas que deberás notar es que tienes una cantidad limitada de recursos que deberás aprovechar al máximo para trabajar con más inteligencia, pensar en grande y hacer más.

Para desarrollar cualquier tarea necesitas tiempo, energía, concentración y herramientas.  Piensa en un día de trabajo normal, la forma en que administras estos recursos afecta directamente la cantidad de tareas que lograrás completar. Pero el día solo tiene una cantidad limitada de horas, más limitada aún cuando son horas laborales, tu energía y concentración necesitan renovarse periódicamente, y las herramientas pueden tener funciones limitadas, además de que solo puedes usar eficientemente una determinada cantidad de ellas.

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Estos cuatro elementos son la base de tu productividad. Por eso te propongo que no solo los utilices al máximo, sino que además los maximices, para hacer más y mejor.

Hay muchas tareas de la vida cotidiana que demandan energía, especialmente si no estamos particularmente “lúcidos” para llevarlas a cabo.  El primer paso es decidir cuál es tu mejor momento en el día.  Puede que te levantes con mucha energía y ganas de comenzar, y que esto disminuya cuando llega la tarde.  O por el contrario, puede que prefieras trabajar con la tranquilidad de la noche, y empezar el día un poco más tarde. No hay una respuesta equivocada aquí, lo importante es que sepas cuál es tu mejor momento, es decir, aquel en que podrás lograr más cosas.

La concentración es otro punto esencial.  Hay que admitirlo, es casi imposible enfocarse en una tarea, o varias tareas consecutivas, prestando 100% de atención por un tiempo muy prolongado, ¡menos aún durante toda una jornada laboral! En todos mis años de experiencia, he encontrado que el período de concentración de cada persona varía: mientras que algunos solo logran concentrarse por algunos minutos, otros logran mantenerse enfocados por más tiempo.  Para maximizar tu concentración, ten un cronómetro cerca y establece inicialmente un período de 15 minutos para trabajar en una tarea determinada.  Intenta no ocuparte de nada más por ese tiempo, luego evalúa tus resultados, y expande ese período a 30 minutos. ¡Te sorprenderá lo mucho que conseguirás con esta técnica! (también puedes leer el capítulo 9 de mi libro para saber más).

Otro recurso que te recomiendo maximizar son las herramientas, es decir todos los programas y sistemas que utilizas para hacer tu trabajo.  Hay una amplia variedad de aplicaciones cuyo objetivo es aumentar tu productividad y ayudarte a trabajar de manera más eficiente.  Si no lo has hecho aún, asegúrate de investigar qué herramientas podrían ayudarte, puedes hacer esto participando de algunos seminarios y muestras, o directamente buscando información en línea.  Si ya tienes varios programas instalados para gestionar tu trabajo, intenta saber lo más posible sobre sus funciones para maximizar su uso.  Lo ideal es que trabajes con no más de 3 o 4 programas.  Anota en tu cuaderno cuales serán los elegidos.

El tiempo es limitado.  Lo dicen miles de letras de canciones y el reloj se encarga de recordárnoslo a cada instante. Particularmente, me gusta dividir el día en bloques de 15 minutos cada uno.  Eso nos da una idea real de cuán rápido se agota el tiempo, y nos ayuda a utilizarlo mejor.  ¿Eres uno de los que dicen, “desearía tener más tiempo”? Entonces sigue estos consejos y conseguirás maximizar este recurso.

¿Y tú cómo utilizas tus recursos? Tómate 15 minutos ahora mismo para evaluar cómo podrías maximizarlos aplicando las técnicas que mencioné para cada uno de ellos.

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